¿Cuáles son las obligaciones de un administrador de fincas?

La figura del administrador de fincas juega un papel crucial en el mantenimiento y la armonía de una comunidad de propietarios. Muchos se preguntan exactamente qué responsabilidades lleva este rol, especialmente bajo el marco de la Ley de Propiedad Horizontal. Este artículo se enfoca en esclarecer las obligaciones fundamentales de un administrador de fincas, proporcionando contexto sobre su importancia y cómo su actuación impacta en la gestión comunitaria.

Abordaremos desde las tareas diarias hasta las implicaciones legales de su gestión, ofreciendo una visión completa de su papel dentro de una comunidad. Entender estas responsabilidades es esencial tanto para propietarios como para quienes ejercen como administradores, garantizando el cumplimiento de las normas y el bienestar colectivo.  ¡Sigue leyendo!

Obligaciones de un administrador de fincas

Un administrador de fincas está especializado en gestionar los elementos comunes o los bienes inmuebles de una comunidad de propietarios. Sus funciones y atribuciones, están recogidas en la Ley de Propiedad Horizontal y la Ley de Arrendamientos Urbanos y Rústicos. La norma menciona varias tareas que tiene que llevar a cabo el administrador. Te las resumimos en las siguientes:

Plan de gastos previsibles

El administrador tiene que conocer en detalle los gastos de la comunidad de vecinos. Al tenerlos en cuenta, podrá preparar unos presupuestos acordes, los cuales depende de los gastos y pagos de cuotas de los propietarios. Es un trabajo de contabilidad que debe realizarse de forma personalizada y que se entrega a la junta del edificio. Esta debe estudiarlo para indicar si se modifica, rechaza o aprueba.

El Administrador es la persona encargada de presentar el estado de las cuentas a los propietarios. Esto quiere decir que explicará a los vecinos los gastos y los ingresos de la comunidad, así como los ahorros que pudieran tener.

Mantenimiento de la propiedad

Es una obligación que puede resultar confusa, ya que el administrador no es un guardia de seguridad ni el encargado de mantenimiento. Si bien no es la persona encargada de vigilar el estado del inmueble, sí que tiene algunas responsabilidades sobre él. Por ejemplo, es el profesional al que hay que acudir cuando se detecta un problema o un incidente.

En caso de encontrarte con grietas en una pared o con fallos en una tubería, debes ponerte en contacto con el administrador. Esto es especialmente cierto cuando el problema es grave; si se pudiera solucionar con facilidad, el conserje es la mejor solución. Al dar parte, el profesional podrá acudir, evaluar la situación y gestionarla con mayor agilidad.

Quizás sea necesario ponerse en contacto con fontaneros u otros especialistas. En cualquier caso, el administrador es la figura idónea para realizar tales gestiones. Dispone de los conocimientos necesarios y de los contactos para ofrecer una solución adaptada al problema.

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Custodio de documentación

También debe efectuar funciones de secretario, entre las que destaca realizar las actas de las juntas o expedir certificados. Asimismo, en cualquiera de los casos, es quien tiene que custodiar los documentos que se generen. Más allá de estos, las facturas, los recibos o los contratos estarán en sus manos, aunque siempre disponibles para los miembros de la comunidad.

Los documentos deberán guardarse durante un periodo de cinco años y en el mejor estado posible. Así, si se dieran problemas, se podrán revisar en busca de pruebas que los justifiquen. Pero también se podrán revisar por cualquier otra razón que se estime oportuna.

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Ejecutar los acuerdos de la Junta de vecinos

Los acuerdos suelen estar asociados a obras para reformas o mejora de las instalaciones de la comunidad. Por ello, bajo las solicitudes de la Junta de vecinos, el administrador debe elaborar un plan de acción junto a las fechas de ejecución de las obras. Asimismo, si dichas obras requieren un gasto superior, el administrador debe solicitar una derrama y programar las cuotas para abonar por parte de cada propietario.

Representación legal

Las comunidades pueden delegar en el administrador las tareas de representación legal. No es algo obligatorio, pero sí que es recomendable. Al fin y al cabo, los vecinos no tienen por qué disponer de conocimientos sobre la legalidad vigente. Así, se evitan problemas a la hora de relacionarse con las administraciones públicas.

Otras atribuciones

En el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal se indica una última obligación. La norma dice en el apartado F que: “Todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta”. Es decir, las comunidades de vecinos pueden asignar tareas concretas al administrador. Dado que cada comunidad está sujeta a unas condiciones específicas, el ordenamiento jurídico trata de ser flexible.

Se confiere a la comunidad de vecinos la capacidad de otorgar las atribuciones que crea oportunas. Por tanto, se debe llevar a cabo una negociación entre las partes para conseguir los mejores resultados. Además, para facilitar el trabajo, procura crear una lista con las funciones pactadas. Así, quedarán claras para el futuro y, de ser necesario, se podrán renegociar en función de los cambios que surjan.

¿Qué pasa si el administrador de fincas no cumple sus obligaciones?

No obstante, la decisión debe tomarse en la junta y no de manera individual. Además, es necesario que dispongas de pruebas que muestren que el administrador no cumple sus obligaciones. Lo mismo se aplica si su comportamiento fuera inapropiado o directamente negligente. Si llegase a este punto, podría causar daños graves a la comunidad.

En caso de que la negligencia del administrador cause daños, puedes exigir que se responsabilice. Esto se realiza a través de una demanda, la cual debe plantear un abogado. Para realizarla, hay que seguir una serie de pasos. Primero se resuelve el contrato, luego se verifican los perjuicios y se exige que se satisfagan. Asimismo, se comprobará si existe seguro de responsabilidad civil y se aplicarán las medidas disciplinarias específicas.

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Si el comportamiento del administrador no es el adecuado, no dudes en rescindir el contrato lo antes posible. Es importante evitar mantenerlo en nómina más de lo necesario, ya que los daños causados se irán agravando. Por ejemplo, podría estar apropiándose de fondos de la cuenta corriente de la comunidad o falsificar documentación. En cualquier situación, procura contar con las pruebas pertinentes y actúa con decisión.

Las obligaciones del administrador de fincas son muy variadas. Desde representar legalmente a la comunidad a custodiar documentos, su labor de apoyo es muy útil. Sin embargo, si el profesional incumple sus responsabilidades de manera sistemática, no tienes por qué permitirlo.