Cómo elegir un buen Administrador de Fincas

La contratación de un Administrador de Fincas es clave para aliviar las cargas administrativas y burocráticas de las comunidades de vecinos, donde el presidente a menudo no puede gestionar solo todas las tareas. Este profesional juega un papel crucial en asegurar una gestión eficiente y se encarga de diversas tareas. Contar con un Administrador de Fincas no es obligatorio. La Ley de Propiedad Horizontal, permite que cualquier propietario pueda asumir el rol de Secretario/Administrador sin requerir cualificación profesional. Sin embargo, si se contrata a alguien de fuera, el nivel de exigecia y  requsitos es mayor. Aunque no es obligatorio si es recomedable. En este artículo te damos consejos para no fallar a la hora de contratar a un gestor.

Consejos para elegir un buen administrador de fincas

En ocasiones puede parecer algo complicado encontrar a la mejor persona para gestionar una finca. A continuación te contamos los aspectos clave en los que debes fijarte.

Cercanía hacia los propietarios

Puede parecer algo trivial, pero no lo es para nada. La cercanía del administrador con los propietarios de la comunidad debe ser cercana y agradable. ¿Por qué? Los edificios pueden tener diferentes necesidades y, contar con una persona que analiza cada caso como es debido puede marcar la diferencia.

A la hora de contratarlo debes tener en cuenta que sea una persona cercana. Debes notar que se preocupa por los temas que le estás hablando y que te da soluciones o ideas para que los problemas se acaben. ¿Cómo puedes saber esto? Estas son algunas de las claves para notar que un administrador es cercano.

• Te hace diferentes preguntas sobre la comunidad para interesarse en todo momento sobre el estado de la misma.
• Se muestra accesible
• Te propone mejoras para que la comunidad avance.
• Máxima transparencia en todas las acciones

Transparencia

La transparencia en la gestión es sin duda uno de los factores más importantes que debes valorar en un administrador. Los propietarios de la comunidad tienen que saber en todo momento cuál es el estado de las cuentas y lo que se va gastando para saber cómo está la tesorería y el remanente con el que cuentan.

Para ello, hay diferentes maneras de hacerlo según el tipo de gestor. Puede solicitarse al administrador un correo electrónico u otra comunicación para enseñar cuál es el balance de gastos e ingresos. Esto puede hacerse de manera mensual, bimensual o incluso de forma trimestral. Dependiendo de lo pactado. De esta forma, toda la comunidad de vecinos sabrá cuánto dinero hay. Así, será más sencillo poder aprobar algunas mejoras en el edificio.

Por otra parte, además de la actualización mensual o el tipo que se haya elegido también tiene que haber una revisión anual de todas las cuentas. Esta debe ser en una reunión con los propietarios para que todos estén al tanto de lo que se ha gastado en el año.

Buena reputación

La reputación del administrador de fincas como en cualquier otra tarea también es muy importante. Antes de contratar a esta persona para tu comunidad tienes todo el derecho a investigar un poco. En la actualidad es más sencillo encontrar opiniones en la red sobre sus trabajos o sobre cómo hace las cosas. Podrás conocer diferentes valoraciones de otros clientes y saber cómo soluciona las crisis en otras comunidades.

Ten en cuenta la historia de la empresa, por ejemplo, es importante que lleve un tiempo en el sector, ya que la experiencia puede ser la base de la gestión rápida de problemas. ¿Conoce las normativas y leyes? Esta persona va a ser la encargada de toda la gestión del edificio y, por eso, las buenas referencias son fundamentales antes de escoger una alternativa o la otra. Un buen administrador será tu persona de confianza ante cualquier problema, debes estar al 100 % seguro de lo que estás contratando.

La tecnología ofrecida

Vivimos en la era de a tecnología, una pregunta que debes hacerte para elegir a tu administrador es: ¿qué puede ofrecerme? Contar con una aplicación móvil hoy en día es crucial para ofrecer una mayor comodidad a todos los propietarios y que todo se haga de una forma más fácil. ¿Qué acciones podrás hacer en esta app? Hablamos de ellas a continuación.

• Pagar los recibos mensuales o cambiar la domiciliación de los mismos.
• Consultar las convocatorias que haya vigentes.
• Leer en cualquier momento las actas.
• Comunicar algún tipo de incidencia o problema.

Por otra parte, la modernidad no solo sirve para hacer las tareas de las que hemos hablado. Puede que los propietarios no tengan todos la misma disponibilidad para poder realizar las reuniones que son precisas para el buen funcionamiento. Ten en cuenta que el gestor que estés contratando pueda ofrecerte reuniones virtuales, cómodas y perfectas para que puedas participar todo el mundo en ellas.

Así, los propietarios podrán votar desde cualquier lugar y conocer todas las daciones importantes que hay que tomar. Hacerle la vida más fácil a todos los habitantes de la comunidad es una de las tareas fundamentales.

Servicios

Uno de los mejores consejos que te podemos dar es que tengas en cuenta el número de servicios que te ofrece el administrador, cuántas más tareas le quite de encima a los propietarios mejor será la inversión que está haciendo el edificio. Estos son algunos de los principales que no pueden faltar.

• Gestionar y organizar los gastos que tenga la comunidad con anterioridad para exponerlos en las juntas de vecinos.
• La administración completa del edificio tanto de cuentas, como de instalaciones y prestaciones
• Encargarse de las reparaciones que haya que hacer notificando todo al presidente y a los propietarios.
• El asesoramiento respecto a aspectos como la limpieza del edificio, el mantenimiento de las zonas comunes o el mejor seguro para la comunidad.
• Encargarse de los casos de morosidad que haya en la comunidad. El administrador será la persona que mande toda la documentación y haga la reclamación judicial si tuviese que ser necesario.
• Este debe mediar entre propietarios para poder asegurar la mejor convivencia posible a todo el edificio.
• Es el secretario del edificio. ¿Qué significa esto? Es la persona que hará las actas para las juntas y llevará todo el control de cada reunión que se realice.

Avances para la comunidad

Un administrador de fincas de calidad debe buscar formas de poder mejorar el edificio para aumentar el valor del mismo. Hay diferentes formas de hacerlo, las detallamos a continuación para que puedas tenerlas claras.

• A través de mejoras: analizar el edificio para poder ofrecer diferentes mejoras es una tarea muy importante del administrador. Siempre hay cambios que pueden hacer que esté a un nivel superior y su trabajo es encontrarlos.
• A través del mantenimiento: los propietarios no son los encargados de fijarse en las pequeñas tareas de mantenimiento, para eso está el administrador. Esta figura se encargará de realizar tareas como: la pintura de las zonas comunes, arreglos en electricidad, mantenimiento de cerraduras…
• Subvenciones:El adminsitrador es el encargado de estar al tanto de todas las mejoras que se puedan realizar a través de normativas o ayudas del gobierno local. Por ejemplo, ayudas para obras de accesibilidad o fondos Next Generation…

La comunicación

Otro consejo para escoger un buen administrador es que tengas en cuenta la buena comunicación. Ya hemos hablado de la cercanía y la transparencia, pero este factor también es muy importante.

Este tipo de gestores deben contar con una buena manera de explicar las cosas. Es decir, va a haber términos que quizás los propietarios no entiendan y es su labor, hacerlo de una forma en la que toda la información quede más que clara. Además, comunicarse con el administrador debe ser sencillo y tiene que tener diferentes medios, ya que no todos los propietarios van a necesitar solo uno.

Garantías

¿Qué garantías debe ofrecer un buen administrador? Si te estás haciendo esta pregunta, te la resolvemos a continuación. Ten en cuenta este consejo para poder elegir a la mejor opción para tu comunidad.

• Formación: ten en cuenta que lleva a cabo formación continua para poder estar al tanto de todas las novedades que conlleva el trabajo de administrador.
• Actualizado: un buen gestor, es el que está mejor informado. ¿Cómo lo hace? Consultando el BOE, teniendo en cuenta las bases de datos de jurisprudencia o analizando el mercado inmobiliario entre otras cosas.
• Garantías económicas: los administradores de fincas cuentan con diferentes seguros para poder garantizar la buena actuación a las comunidades de vecinos.

Te recomendamos: ¿Cuáles son las obligaciones de un Administrador de Fincas?

El mejor control de proveedores

Un buen administrador de fincas debe tener una buena red de proveedores. Aunque parezca que no, en un edificio hay muchísimas necesidades diferentes y, por eso, hay que tener profesionales de mano que puedan cubrirlas todas sin problemas. Lo primero que debes tener en cuenta es que hay dos grupos de proveedores. Estos son los habituales: Empresas aseguradoras, conserjes especializados en edificios, electricistas y fontaneros, empresas de limpieza de cristales, chimeneas, zonas comunes, instalación y mantenimiento de aires acondicionados, jardineros, mantenimiento de ascensores y piscinas…

Además, también podemos hacer otro grupo con los proveedores de urgencias que deben estar entre los contactos del administrador: Cerrajeros, electricistas y fontaneros que trabajen las 24 horas.

En Mediterráneo Administración disponemos de red propia de proveedores a través de nuestra plataforma Miserv, perfecta para encontrar profesionales de confianza.

Rapidez en las gestiones

Lo que más se busca a la hora de contratar a un administrador es aumentar la rapidez en todas las gestiones. Ya sea para la colocación de un ascensor como para otras tareas más sencillas, como la limpieza de los cristales del edificio, esta figura debe ofrecerte una gran rapidez para gestionar todo con la máxima eficiencia.

Además, debemos tener en cuenta que la respuesta a la hora de las urgencias debe ser prácticamente instantánea. Hay problemas que surgen en el peor momento y que pueden afectar en gran parte a la buena convivencia de los propietarios. Por eso, contar con un número de teléfono para estos casos puede marcar la diferencia.

Los propietarios tienen que poder estar en contacto con el administrador para cualquier inconveniente que pueda surgir. Este se pondrá en contacto con los proveedores para que se solucione cuanto antes.

Al día con la normativa

Las normas para las comunidades de vecinos como todas, están en constante cambio. Para los propietarios como tú puede ser muy complicado estar al tanto de todo. Pero no te preocupes, porque para eso tienes a tu administrador. Este debe estar al tanto de todas las actualizaciones que pueda haber y que afecten al funcionamiento de la comunidad. ¿De qué debe estar pendiente?

• Actualizaciones en la Ley sobre Propiedad Horizontal.
• Cambios en las normativas de seguridad de los edificios.
• Ordenanzas nuevas del ayuntamiento.
• Modificaciones que pueda haber en la calle en la que esté el edificio que afecten en algo a este.

Honorarios correctos

Por último, pero no por ello menos importante ten en cuenta este consejo: un administrador debe contar con unos honorarios correctos. ¿Cómo saber si lo que te solicita está bien? Debes tener en cuenta que hoy en día hay mucho intrusismo laboral y hay personas que ofrecen unos precios muy bajos pero sin los conocimientos necesarios para poder realizar todas las gestiones.

Una buena manera de poder saber que no estás pagando de más siempre es comparar. Puedes echar un vistazo a diferentes empresas para saber más o menos cuál es la media de lo que cobran los profesionales. Además, debes tener en cuenta que este gasto se divide entre todos los propietarios, por lo tanto, aunque la suma entera pueda parecer alta, no lo será tanto a la hora de pagar cada mes. Eso sí, hay determinados aspectos que pueden cambiar la tarifa de la persona que estás contratando, son los siguientes:

• El número de horas mensuales por las que quieras contratar al administrador.
• El número de componentes que haya en la comunidad (pisos, trasteros, locales…).
• Los servicios que quieras que incluya.

Como puedes ver, elegir a tu administrador de fincas será mucho más sencillo después de los tips que te hemos dado. Recuerda fijarte en aspectos como la tecnología que ofrece o la cercanía que sientes con la persona. Una figura así en tu comunidad de vecinos te librará de más de un dolor de cabeza.