Cada vez más trámites administrativos deben realizarse de forma telemática, lo que hace que el certificado digital sea imprescindible para las comunidades de propietarios. Sin él, no podrán gestionar notificaciones oficiales ni cumplir con ciertas obligaciones legales, lo que puede derivar en sanciones.
Obtenerlo es un proceso sencillo y gratuito, pero muchas comunidades aún desconocen su importancia. En este artículo, te explicamos qué es, por qué lo necesitas y cómo solicitarlo paso a paso.
Índice de contenidos
- 1 ¿Qué es el certificado digital para comunidades de propietarios?
- 2 ¿Es obligatorio para las comunidades de propietarios?
- 3 Beneficios de tener el certificado digital
- 4 ¿Puede el administrador de fincas solicitar el certificado digital?
- 5 ¿Qué sucede si mi comunidad no tiene certificado digital?
- 6 Requisitos previos para tramitar un certificado digital.
- 7 Proceso para obtener el certificado digital
¿Qué es el certificado digital para comunidades de propietarios?
El certificado digital de una comunidad de propietarios es un archivo que acredita que la persona que se identifica es su representante, algo similar a un DNI electrónico. Con él, la comunidad puede realizar trámites electrónicos con diversas entidades, como la Agencia Tributaria, la Seguridad Social y otros organismos oficiales.
¿Es obligatorio para las comunidades de propietarios?
Aunque la legislación actual no establece de manera explícita la obligatoriedad de que las comunidades de propietarios dispongan de un certificado digital, la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas indica que las personas jurídicas y las entidades sin personalidad jurídica están obligadas a relacionarse electrónicamente con las administraciones públicas. En concreto, una comunidad de propietarios es como una comunidad de bienes, y estas están obligadas a utilizar el certificado digital.
Por lo tanto, contar con este certificado se ha vuelto prácticamente indispensable para cumplir con las obligaciones legales y administrativas de manera eficiente.
Beneficios de tener el certificado digital
Agilidad en trámites: Permite realizar gestiones de forma rápida y sin necesidad de desplazamientos.
Acceso a notificaciones electrónicas: Facilita la recepción y gestión de comunicaciones oficiales de manera inmediata.
Cumplimiento normativo: Asegura que la comunidad cumple con las obligaciones legales en materia de comunicación electrónica con las administraciones.
¿Puede el administrador de fincas solicitar el certificado digital?
Un administrador de fincas puede solicitar el certificado digital de una comunidad de propietarios, pero necesita autorización. Para ello, la comunidad debe otorgarle un poder notarial o aprobar en junta un acuerdo que le permita gestionar este trámite. Esto facilita la gestión administrativa y evita problemas cuando cambia el presidente de la comunidad.
También se pueden solicitar los servicios de una asesoría para gestionar los trámites.
¿Qué sucede si mi comunidad no tiene certificado digital?
Si una comunidad de propietarios no cuenta con certificado digital, no podrá realizar trámites electrónicos con las administraciones públicas, incluyendo la Agencia Tributaria. Esto puede derivar en el incumplimiento de sus obligaciones legales, ya que no podrá recibir notificaciones oficiales ni gestionar documentación necesaria. Como consecuencia, podrían aplicarse sanciones y multas por no atender requerimientos administrativos en los plazos establecidos.
Requisitos previos para tramitar un certificado digital.
Para iniciar el trámite del certificado para comunidades de propietarios hay que cumplir los siguientes requisitos:
- Haber constituido la comunidad de propietarios.
- Disponer del CIF de la comunidad y tener una copia física del mismo.
- El tramitador ha de ser el representante de la entidad; por lo tanto, tendrá que hacerlo el presidente o el administrador, siempre y cuando tenga el permiso escrito de la junta de propietarios.
Proceso para obtener el certificado digital
Solicitud en la FNMT:
- Acceder al sitio web de la FNMT y seleccionar la opción de certificado de representante para entidad sin personalidad jurídica.
- Completar el formulario de solicitud con los datos de la comunidad y del representante.
- Al finalizar, se recibirá un código de solicitud en el correo electrónico proporcionado.
Acreditación de identidad:
Concertar una cita en una oficina de la Agencia Tributaria (AEAT) o en otro punto de registro autorizado.
Presentar la documentación requerida, que incluye:
- DNI del representante.
- NIF de la comunidad.
- Acta de nombramiento del presidente o documento que acredite la representación.
Tras la validación de la documentación, se podrá descargar el certificado desde la página de la FNMT utilizando el código de solicitud previamente recibido.
Validez y renovación
El certificado digital para comunidades de propietarios tiene una validez de dos años desde su emisión. Una vez caducado, es necesario solicitar uno nuevo siguiendo el mismo procedimiento, ya que actualmente no existe una opción de renovación automática.
Contar con un certificado digital es fundamental para que las comunidades de propietarios puedan gestionar de manera eficiente y segura sus obligaciones con las administraciones públicas. Además de facilitar los trámites, garantiza el cumplimiento de la normativa vigente y aporta tranquilidad a los vecinos al asegurar una representación adecuada de la comunidad en el entorno digital.
