La protección de datos es un aspecto fundamental en la gestión de comunidades de propietarios. Aunque pueda pasar desapercibida, la comunidad maneja información personal sensible de los vecinos, lo que la convierte en responsable de garantizar su seguridad y uso adecuado.
Por ello, la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) establece una serie de medidas que las comunidades deben cumplir para evitar sanciones y garantizar una gestión correcta de la información.
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¿Qué datos personales maneja una comunidad de propietarios?
Las comunidades de propietarios gestionan una gran cantidad de datos personales, incluyendo:
- Datos identificativos de los vecinos. Nombres, apellidos, DNI, teléfonos o correos electrónicos.
- Información económica. Cuotas de la comunidad, impagos o deudas con la comunidad.
- Datos relacionados con reclamaciones o incidencias. Como denuncias, quejas o procedimientos judiciales.
- Grabaciones de videovigilancia. Si la comunidad cuenta con cámaras de seguridad en zonas comunes.
Toda esta información debe ser tratada con medidas de seguridad adecuadas para evitar filtraciones o accesos no autorizados.
¿Quién es el responsable de la protección de datos en la comunidad?
El titular de los datos es la comunidad de propietarios, pero el administrador de fincas actúa como encargado del tratamiento, siempre bajo un contrato que delimite sus funciones.
Este papel es clave, ya que el administrador debe garantizar que los datos se manejen de acuerdo con la normativa y que no se utilicen con fines distintos a la gestión de la comunidad.
Verónica Torregrosa, administradora integrada en Mediterráneo y actualmente en el departamento de Calidad, destaca la importancia de este respaldo legal: “Siempre me he sentido respaldada gracias a Mediterráneo, especialmente en aspectos clave como la protección de datos; contamos con protocolos y medidas que garantizan el cumplimiento de la normativa y la seguridad de la información de los propietarios.”
Un ejemplo de incumplimiento sería si el administrador facilita a un vecino el contacto de otro propietario sin su consentimiento; con ello estaría vulnerando la normativa de protección de datos. En este sentido José Sáez Maldonado, administrador de fincas que se integró en Mediterráneo y que actualmente dirige la oficina de Motril, valora muy positivamente el respaldo de un departamento encargado de asesorar sibre cualquier medida a adoptar para la escrupulosa grantía de la intimidad de los vecinos. “La protección de datos -dice- es un aspecto clave en la gestión de una comunidad, y no todas son conscientes de su alcance; por eso en nuestro entorno de trabajo nos aseguramos de que cada comunidad cumpla con la normativa y gestione la información con total seguridad”.
¿Qué riesgos supone el incumplimiento de la LOPDGDD?
No cumplir con la legislación de protección de datos puede acarrear sanciones económicas elevadas, que pueden alcanzar hasta 60.000 euros en función de la gravedad de la infracción.
Ejemplos de infracciones comunes:
- Publicar en el tablón de anuncios datos personales de vecinos sin su consentimiento.
- Instalar cámaras de seguridad en zonas que graben más allá de las áreas comunes sin autorización.
- No garantizar medidas de seguridad para evitar accesos no autorizados a datos personales.
Medidas clave para cumplir con la protección de datos
Es impostante que la comunidad tenga en cuenta una serie de medidas:
- Firmar un contrato con el administrador de fincas, delimitando su función como encargado del tratamiento de datos.
- Controlar el acceso a la información, evitando la exposición de datos en zonas comunes sin medidas de privacidad.
- Revisar el uso de videovigilancia para asegurarse de que cumple con la normativa vigente.
- No compartir datos de vecinos sin consentimiento, salvo que exista una justificación legal.
Con una gestión adecuada y el respaldo de un administrador profesional, es posible garantizar la seguridad de la información de los propietarios y evitar sanciones económicas.