Las comunidades de propietarios contratan con frecuencia empresas para servicios esenciales como limpieza, mantenimiento o seguridad. Sin embargo, muchas desconocen que, al hacerlo, asumen una responsabilidad legal. La normativa las reconoce, en ciertos casos, como empresario titular del centro de trabajo, lo que les obliga a coordinar y supervisar la actividad de las empresas que operan en sus instalaciones para garantizar la seguridad de los trabajadores.
Una gestión inadecuada de la llamada coordinación de actividades empresariales (CAE) puede derivar en sanciones económicas de cuantía elevada e incluso en la asunción de responsabilidades. Además, un accidente laboral dentro de la comunidad no solo afectaría a los trabajadores, sino que podría generar problemas para los propietarios. Implementar un buen sistema de CAE minimiza riesgos, asegura el cumplimiento legal y aporta tranquilidad a los vecinos. En este artículo, explicamos en qué consiste realmente la CAE y qué obligaciones implica.
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Obligaciones de las comunidades de propietarios en materia de CAE
Las comunidades de propietarios, aunque no son empresas en sí mismas, deben cumplir con la CAE cuando contratan servicios externos. Sus principales obligaciones son:
- Informar sobre los riesgos existentes en las zonas comunes. Si en el edificio hay riesgos específicos (suelos resbaladizos, estructuras en mal estado, etc.) es necesario comunicarlos a las empresas contratadas.
- Supervisar el cumplimiento de la normativa de prevención. La comunidad debe asegurarse de que las empresas contratadas cumplen con las normas de seguridad y prevención de riesgos laborales.
- Coordinar las actividades preventivas entre diferentes empresas. Si hay varias empresas trabajando en el mismo espacio, deben estar informadas de los riesgos potenciales y tomar medidas de prevención.
- Mantener un registro documental actualizado. Es imprescindible conservar la documentación de las empresas contratadas, como certificados de formación en prevención de riesgos, seguros de responsabilidad civil y evaluaciones de riesgos.
Por ejemplo, si una comunidad de vecinos contrata simultáneamente a una empresa para la limpieza del garaje y a otra para pintar las paredes del mismo, ambas deben ser informadas de la presencia de la otra para evitar accidentes por exposición a sustancias químicas o caídas en zonas recién limpiadas.
El papel del administrador de fincas en la CAE
El administrador de fincas es, por sus concocimientos, clave en la gestión de la CAE dentro de una comunidad de propietarios. Sus principales funciones incluyen:
- Gestión documental. Debe reunir y actualizar la documentación de las empresas contratadas.
- Supervisión de medidas preventivas. Tiene que verificar que se cumplen las normativas de seguridad y prevención.
- Facilitación de la comunicación entre empresas y comunidad. Tiene la obligación de actuar como intermediario para coordinar a las empresas y garantizar la seguridad en las instalaciones.
Si en una comunidad, por ejemplo, se están realizando obras de mejora en la fachada mientras se lleva a cabo el mantenimiento del ascensor, el administrador debe tener comunicación con ambas actividades con el fin de evitar interferencias y posibles riesgos para trabajadores y vecinos.
Consecuencias del incumplimiento de la CAE
No cumplir con las obligaciones de CAE puede acarrear sanciones económicas muy significativas para la comunidad de propietarios. Dependiendo de la gravedad de la infracción, las multas pueden oscilar entre 2.045 y 820.000 euros. Además, en caso de accidentes laborales la comunidad podría enfrentarse a responsabilidades civiles y penales.
Pongamos también un ejemplo de ello. Si una comunidad contrata a una empresa para cambiar el sistema eléctrico sin verificar que cumple con las normativas de prevención y un trabajador sufre un accidente, la comunidad podría ser sancionada y ser demandada por negligencia.
Para garantizar una correcta coordinación de actividades empresariales en una comunidad de propietarios, se recomienda:
- Evaluar los riesgos antes de contratar un servicio externo.
- Seleccionar empresas que acrediten cumplimiento en materia de prevención de riesgos.
- Establecer protocolos de comunicación entre las empresas contratadas.
- Realizar revisiones periódicas de las medidas de seguridad en la comunidad.
- Mantener registros actualizados de la documentación preventiva de cada empresa.
En Mediterráneo somos conscientes de que gestionar la coordinación de actividades empresariales puede ser complejo para las comunidades y por eso disponemos de servicios jurídicos que atienden a los administradores de fincas. La finalidad es que todas las empresas que contraten las fincas cumplan con los requisitos de la CA. De este modo, los copropietarios pueden estar tranquilos sabiendo que la seguridad y el cumplimiento normativo están garantizados.
