La factura electrónica en las comunidades de propietarios

La transformación digital es ya una realidad en el ámbito de la gestión de fincas. En este proceso, la factura electrónica se está consolidando como una herramienta clave para agilizar las relaciones comerciales, mejorar la trazabilidad y optimizar el trabajo tanto de proveedores como de administradores.

Con la aprobación de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, conocida como Ley Crea y Crece, la factura electrónica será obligatoria en todas las operaciones comerciales entre empresas y autónomos en España. Esta medida se aplicará de forma progresiva. Cuando se publique el reglamento que lo desarrolle, las empresas con una facturación superior a ocho millones de euros tendrán un año para adaptarse. Para el resto de empresas y autónomos, incluidos para quienes prestan servicios a comunidades de propietarios, el plazo será de dos años.

Aunque se espera que la implantación comience en 2025, los plazos exactos dependerán de la publicación del reglamento definitivo en el BOE, tras estar experimentándose ciertas demoras.

¿A quién afecta este cambio?

Esta normativa afecta directamente a todos los profesionales que prestan servicios a comunidades de propietarios como fontaneros, electricistas, jardineros, empresas de limpieza o mantenimiento. Su actividad habitual implica la facturación, por lo que deberán adaptarse a este nuevo sistema. Para todos ellos, comprender el alcance de esta obligación, anticiparse y adaptar sus procesos no solo es clave para cumplir con la ley, sino también para mejorar su eficiencia, profesionalidad y relación con los administradores.

Una evolución legal y tecnológica

La factura electrónica no es una novedad. Su implantación comenzó hace más de una década con la Ley 25/2013 y ahora se refuerza con la Ley Crea y Crece, que impulsa el uso de medios digitales en las relaciones contractuales. Los objetivos son varios: mejorar el control de las operaciones económicas y modernizar la gestión empresarial.

Aunque las comunidades de propietarios no tienen obligación de emitir facturas electrónicas, muchos de sus proveedores sí estarán obligados a hacerlo.

¿Qué es una factura electrónica?

Se trata de una factura con los mismos datos legales que una en papel, pero emitida en formato digital estructurado.

• Contiene la misma información fiscal que una factura tradicional.
• Va firmada digitalmente.
• Se genera en un formato homologado (como Facturae).
• Debe conservarse electrónicamente durante al menos cuatro años.

No basta con enviar un PDF por correo electrónico. Para que una factura electrónica sea válida, deberá cumplir con los requisitos técnicos y legales que se establezcan en el futuro reglamento de la Ley Crea y Crece, los cuales garantizarán su autenticidad e integridad y permitirán su interacción entre las partes.

Ventajas para los proveedores

La implantación de la factura electrónica aporta importantes beneficios para los proveedores de servicios.

1. Agiliza los cobros. Al integrarse en sistemas de gestión digital, la factura llega directamente al administrador de la comunidad y se procesa sin retrasos ni pérdidas.
2. Reduce errores y malentendidos. Al eliminar el papel, se evitan duplicidades, errores manuales y confusiones con los conceptos facturados.
3. Ahorra tiempo y recursos. No es necesario imprimir, archivar ni hacer envíos físicos.
4. Facilita la trazabilidad. Se puede saber en todo momento cuándo ha sido enviada, recibida y aceptada.

Mirando al futuro

En definitiva, la factura electrónica no es solo una obligación legal. Es una herramienta que contribuye a modernizar la gestión diaria, a mejorar la relación entre proveedores y administradores, y a ofrecer un mejor servicio a las comunidades de propietarios.