Contenido del acta de la junta de propietarios

Las juntas de propietarios son clave en la gestión de una comunidad, pero no siempre todos los vecinos pueden asistir. El acta de la reunión recoge los acuerdos adoptados y garantiza que queden registrados de forma oficial.

Sin embargo, surgen muchas dudas: ¿qué debe incluir?, ¿quién la redacta y firma?, ¿qué pasa si el presidente se niega a firmarla? En este artículo resolvemos estas y otras cuestiones esenciales sobre su validez y funcionamiento. ¡Sigue leyendo!

¿Qué es el acta de una reunión de propietarios?

El acta de una junta de propietarios es el documento oficial que recoge por escrito todos los acuerdos adoptados durante la reunión. Su función es garantizar que las decisiones queden registradas de forma clara y accesible para todos los vecinos, incluso para aquellos que no pudieron asistir.

Según el artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH), todos los acuerdos deben reflejarse en el acta y quedar incorporados al Libro de Actas de la Comunidad, asegurando su validez legal y su correcta conservación.

Entre los acuerdos más habituales que se recogen en un acta se incluyen:

• Aprobación de presupuestos y cuotas comunitarias.
• Elección de cargos (presidente, secretario, administrador, etc.).
• Obras y mantenimiento del edificio o urbanización.
• Normas de convivencia y uso de zonas comunes.
• Contratación o renovación de servicios (limpieza, conserjería, seguros, etc.).
• Gestión de morosidad y reclamaciones.

La importancia del acta en la comunidad

El acta de la junta de propietarios es esencial tambien para la transparencia y la gestión de la comunidad, puesto que sus acuerdos deben ser notificados a los propietarios. De hecho, los acuerdos tomados son vinculantes según las disposiciones legales.

Para los nuevos propietarios las actas son la herramienta fundamental para conocer el historial de la comunidad, las normas vigentes y los compromisos adquiridos. A través de ellas, pueden ponerse al día sobre cuestiones pendientes, derramas aprobadas o normas de convivencia que puedan afectarles directamente.

Además, el acta cumple una función clave en la seguridad jurídica de la comunidad. En caso de conflictos, impagos o disputas entre vecinos, este documento sirve como prueba legal de los acuerdos alcanzados. Los términos en los que está redactada cada aprobación determinan su alcance.

La correcta redacción del acta no solo aporta claridad y orden, sino que también protege los derechos de los propietarios y refuerza la buena gestión de la comunidad.

¿Qué contenido debe de incluir el acta?

Toda la información importante de lo que debe contener, así como sus requisitos, puedes encontrarlo en el artículo 19 de la LPH. Para que el acta tenga validez, es necesario que se incluya una información determinada. No hacerlo puede ocasionar que se incurra en defectos de forma. A continuación, te detallamos algunos de los aspectos esenciales:

• Fecha y lugar en el que se celebra la junta. Hay que incluir el momento y sitio de celebración. También si se celebra en primera o segunda convocatoria, así como si es de carácter ordinario o extraordinario.
• Persona que realiza la convocatoria. Debe de figurar la persona que promueva la reunión. En la práctica es el presidente quien convoca y tiene la facultad legal, pero la ley contempla la posibilidad de que, en defecto de convocatoria de este cargo, puedan promoverla al menos una cuarta parte de los propietarios que repreenten, a su vez, u mçiimo del 25 % de las cuotas de participación.
• Anotar todos los asistentes. Hay que incluir la relación completa de quienes asisten, bien de forma personal o mediante representación.
• Reflejar los propietarios morosos. En caso de que alguno adeude cuotas a la comunidad, debe de hacerse constar, y que en este caso tendrá voz en la reunión pero no voto.
• Orden del día. Se tienen que contemplar todos los puntos tratados. Además, hay que anotar los acuerdos adoptados. Si un acuerdo no figura en el Orden del Día de la convocatoria no puede llevarse a cabo.
• Acuerdos adoptados por la junta. Debe indicarse incluso con indicación, en caso de que ello fuera relevante para su validez, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que respectivamente representen.

Estos requisitos son, respecto al texto, el contenido mínimo del acta para su cumplimento legal.

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Todos los acuerdos adoptados deben quedar reflejados en el Libro de Actas de la comunidad.

Además, según el artículo 19.4 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH), la comunidad está obligada a conservar durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes relacionados con las reuniones.

¿Quién redacta y firma el acta de la junta de propietarios?

El acta la firman el secretario y el presidente de la comunidad. Si el presidente está ausente, su rol lo asume el vicepresidente. Su texto debe cerrarse en un plazo máximo de diez días naturales.

El documento debe redactarse de forma clara y precisa, evitando cualquier posible confusión.

Qué sucede si un presidente no firma el acta. ¿Son nulos los acuerdos?

En caso de que el presidente se negara a firmar el acta de reunión, se debe hacer constar que rehúsa a hacerlo.

Esto puede hacerte pensar en que los acuerdos no tendrán validez. Pero, en realidad, no es así. La ausencia de firma del presidente no anula en ningún momento los acuerdos alcanzados.

¿Qué debe hacerse cuando no se está de acuerdo con el contenido del acta?

El acta de la junta de propietarios debe reflejar con exactitud todos los acuerdos adoptados en la reunión. Sin embargo, puede darse el caso de que un propietario no esté de acuerdo con alguno de los acuerdos recogidos, ya sea porque considera que vulnera sus derechos, porque se ha tomado sin cumplir los requisitos legales o porque afecta negativamente a la comunidad.

En estas situaciones, el propietario afectado tiene derecho a impugnar el acuerdo ante los tribunales. Este trámite se realiza mediante la interposición de una demanda por vía judicial, de acuerdo con lo establecido en el artículo 18 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH).

¿Quién puede impugnar un acuerdo?

Para que una impugnación sea válida, el propietario debe cumplir con un requisito fundamental: estar al corriente de pagos con la comunidad, salvo que la impugnación esté relacionada con la propia obligación de pago. Además, solo pueden ser impugnados aquellos acuerdos que sean:

• Contrarios a la ley o a los estatutos de la comunidad.
• Gravemente perjudiciales para un propietario o la comunidad en su conjunto.
• Adoptados con abuso de derecho o en fraude de ley.

Plazo para impugnar el acta

El plazo para presentar la impugnación depende del motivo de la demanda:

• 3 meses desde la notificación del acuerdo para impugnarlo por motivos generales.
• 1 año si el acuerdo es contrario a la ley o a los estatutos de la comunidad.

Es recomendable que, antes de acudir a los tribunales, el propietario intente resolver la situación de forma amistosa, planteando su desacuerdo en la siguiente junta o solicitando una aclaración por parte del administrador o presidente de la comunidad.

En definitiva, impugnar un acta es una medida de protección para los propietarios, pero debe realizarse dentro de los plazos y requisitos legales para que tenga validez.

¿Dónde hay que enviar el acta de la comunidad?

El acta de la junta de propietarios debe incorporarse obligatoriamente al Libro de Actas de la Comunidad, tal como establece la Ley de Propiedad Horizontal (LPH).

Sin embargo, es responsabilidad del administrador o secretario de la comunidad comunicar los acuerdos adoptados a todos los propietarios al domicilio que haya designado cada cual en España o al de la propia finca, si no ha proporcionado una dirección diferente.

Este proceso asegura que todos los vecinos estén informados, incluso aquellos que no pudieron asistir a la junta, y evita posibles conflictos por desconocimiento de las decisiones tomadas.